Approbation de fichiers dans Onvio Documents

Vous pouvez demander l'approbation de fichiers dans la zone Documents de n'importe qui, même s'ils n'ont pas accès à Onvio. Le message d’approbation par courriel inclut des liens sur lesquels le destinataire peut cliquer pour prévisualiser ou télécharger chaque fichier, puis approuver ou rejeter chaque fichier.

Pour ajouter, modifier ou supprimer les approbations, cliquez sur l’onglet Communications. Vous pouvez également ajouter une requête dans Documents de clients en sélectionnant Gérer > Approuver.

Le lien de courriel expire si vous spécifiez une date d'expiration lors de la création de l'approbation, sinon le lien de courriel restera actif indéfiniment.
Les destinataires peuvent également inclure des commentaires. Un commentaire est requis si un fichier est rejeté.
Vous pouvez envoyer une approbation à un destinataire à la fois.
Vous pouvez cocher la case dans la section Options de sécurité pour créer un mot de passe en guise d'exigence afin que le destinataire approuve les fichiers. (Nous vous recommandons d'informer verbalement le destinataire du mot de passe.)
Vous pouvez inclure de multiples approbations de fichier dans un seul courriel.
Vous pouvez visualiser les imagettes des fichiers pour lesquels vous demandez des approbations dans le courriel d'approbation.
Vous pouvez afficher l’état de toutes les approbations pour votre cabinet dans l’onglet Communications.
Pour renvoyer le courriel d'approbation, cliquez sur le lien Renvoyer le courriel ou ajoutez un nouveau document, puis cliquez sur le bouton Envoyer. Pour mettre à jour l'approbation sans la renvoyer, cliquez sur le bouton Enregistrer. (Vous devrez peut-être effectuer ces actions pour corriger des éléments tels que la date d'expiration ou pour supprimer un document envoyé par erreur.)
Vous pouvez afficher les commentaires reçus du destinataire en plaçant le pointeur de la souris sur le lien Commentaires dans la liste des documents. Cliquez sur le lien Commentaires pour ouvrir le panneau Commentaires. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner et copier le texte du commentaire dans un autre document.

Note : les documents envoyés pour approbation sont automatiquement verrouillés par l'application, ce qui est indiqué par une icône de cadenas qui s'affiche à côté du document et à côté des dossiers contenant des documents verrouillés. Vous pouvez choisir Gérer > Déverrouiller pour déverrouiller le document sélectionné.