Envoyer des liens vers des fichiers par courriel

Vous pouvez envoyer des liens vers des fichiers stockés dans la zone Documents au destinataire de votre choix, même s’il n’a pas accès à Onvio. Le courriel inclut un lien sur lequel le destinataire peut cliquer pour prévisualiser le fichier (si pris en charge), puis le télécharger.

  1. Pour envoyer un lien vers un fichier, cochez la case correspondant au fichier dans Onvio et choisissez Gérer > Envoyer ou choisissez Ajouter > Envoyer le document dans l'onglet Communications.
  2. Dans le panneau Envoyer le document, ajoutez les personnes-ressources ou les adresses courriel dans le champ Destinataires.
  3. Sélectionnez la langue du destinataire et indiquez la date à laquelle le lien doit rester actif dans le champ Date d'expiration.

    Note : vous pouvez cocher la case dans la section Options de sécurité pour créer un mot de passe en guise d'exigence afin que le destinataire puisse recevoir le document. (Nous vous recommandons d'informer verbalement le destinataire du mot de passe.)

  4. Saisissez les renseignements appropriés dans le champ Objet du courriel et le volet Corps.

    Pour que les renseignements apparaissent correctement dans le message de lien de fichier, ne modifiez pas le texte de la variable pour les noms des expéditeurs et la période d’expiration indiqués entre crochets.

  5. Cliquez sur le bouton Envoyer.

Notes

  • Le lien de courriel expire après la date spécifiée.
  • Si le destinataire ne peut pas prévisualiser un fichier, il aura l’option de le télécharger.
  • Pour révoquer l'accès aux fichiers envoyés par courriel, sélectionnez et supprimez l'enregistrement dans l'onglet Communications.  
  • Nous vous recommandons de ne pas envoyer des liens vers des fichiers qui contiennent des données sensibles. Les liens que vous envoyez à l'aide de cette fonctionnalité permettent d'accéder à des documents sans avoir à saisir de mot de passe ou à se connecter à Onvio (un mot de passe est requis si vous choisissez d'activer l'option de sécurité.)
  • Pour renvoyer un courriel, cliquez sur le lien Renvoyer le courriel dans l'onglet Communications.