Partager des répertoires

Lorsque vous ou d’autres membres de votre personnel partagez un dossier dans la zone Documents avec des clients spécifiques, ces clients pourraient visualiser et télécharger les fichiers dans ces dossiers à partir d’Onvio Centre-Client.

Note : dans Onvio Centre-Client, les clients ne verront que les fichiers individuels dans les dossiers que vous partagez.

Cochez la case du dossier que vous voulez partager sur l’onglet Documents de clients et cliquez sur Gérer > Partager le dossier.

Dans le panneau Partager le dossier, vous pouvez sélectionner des personnes-ressources qui sont associées au client actuel et qui ont accès à Onvio et affecter des rôles de partage de dossiers. Les rôles attribués détermineront les actions que peuvent exécuter les personnes-ressources sur les fichiers du dossier.

Pour de plus amples renseignements sur les permissions des rôles de partage des dossiers dans la zone Documents, consultez Rôles de partage de dossiers dans Onvio.

Les clients ne peuvent pas partager les dossiers.
Lorsqu’un client téléverse des fichiers vers un dossier partagé, Onvio avertit le partenaire, le directeur et/ou l’associé qui est affecté au client dans l’onglet Général de l’écran Clients. Onvio avertit l’administrateur du cabinet si vous n’avez pas fait d'affectations dans l’écran Clients.

Mettre à jour les coordonnées de la personne-ressource pour activer le partage

Si vous sélectionnez une personne-ressource qui ne satisfait pas aux critères pour le partage des dossiers, le panneau Activer le partage s’ouvre, ce qui vous permet de définir la relation avec la personne-ressource et/ou d’activer l’accès au Centre-Client pour la personne-ressource sélectionnée.

Si le panneau Activer le partage s’ouvre, effectuez les étapes suivantes.

Si les boutons Accès au Centre-Client sont visibles, cliquez le bouton En fonction pour activer l’accès au Centre-Client.
Remplissez tous les autres champs au besoin. Onvio vous demandera tous les renseignements nécessaires.
Cliquez sur Enregistrer pour activer le partage pour la personne-ressource mise à jour.

Notes

Vous pouvez également définir les relations lorsque vous ajoutez ou mettez à jour les coordonnées de la personne-ressource.
Vous pouvez également activer l’accès au Centre-Client dans l’écran Clients.

Afficher le partage de l'information

Vous pouvez afficher des renseignements sur les dossiers et les fichiers partagés en cliquant sur le bouton Partager à côté du dossier ou du fichier partagé dans la zone Documents de clients. Le panneau Partager répertorie tous les réviseurs, collaborateurs et propriétaires de l'élément.

Notes

Au niveau du dossier, vous pouvez cliquer sur le bouton Partager pour afficher et / ou modifier la liste des personnes partageant le dossier.Si la liste compte plus de 20 personnes partageant le dossier, vous pouvez cliquer sur le lien Modifier les détails partagés pour afficher et / ou modifier la liste dans l'écran Gérer le partage.
Au niveau du fichier, vous pouvez cliquer sur le bouton Partager pour afficher uniquement la liste des personnes partageant le fichier. Si la liste dépasse 20 personnes partageant le fichier, vous pouvez cliquer sur le lien Afficher les détails partagés pour ouvrir l'écran Gérer le partage.