Notes relatives à cette version d’Onvio Documents

Vous pouvez désormais combiner des documents PDF dans Documents de clients, Documents du cabinet, Mes documents et Modèles de dossier. Pour accéder à cette fonctionnalité, sélectionnez deux ou plusieurs documents PDF, puis cliquez sur Gérer, puis sur Combiner PDFs. Vous pouvez éventuellement ajuster l'ordre des documents combinés, ajouter un aperçu et envoyer les originaux à la corbeille.

Les variables Nom du cabinet, Nom de la personne-ressource et Date d'aujourd'hui sont désormais disponibles pour les courriels de notification. Nom de la personne-ressource fait référence au destinataire du courriel de notification. Les cabinets peuvent activer ces variables dans les modèles de notification de documents (Le client ajoute des fichiers, Le membre du personnel ou client ajoute des fichiers).  

Des améliorations relativement à la performance ont été apportées en ce qui a trait à la navigation, la pagination et le défilement de la zone Onvio Documents.

Nous avons résolu un problème qui empêchait la numérisation avec les pilotes de numériseurs WIA.

Nous offrons désormais plus d'options lors de l'exportation de documents. Vous avez maintenant la possibilité d'ignorer le long processus de collecte des documents s'ils ont déjà été remplis.

Nous avons résolu un problème où certains clients ne pouvaient pas visualiser les fichiers dans les dossiers partagés dans le Centre-Client. 

Vous pouvez maintenant voir les valeurs calculées dans la visionneuse de documents lorsqu'un fichier .XLS avec formules et variables est téléversé.

Nous avons résolu un problème avec le panneau arborescent qui l'a causé à ne pas s'ouvrir et se fermer correctement.

La cible de saisie de l'arborescence des documents est désormais mise à jour lorsque le document suivant ou précédent est ouvert. 

L'arborescence pour Documents est désormais triée par défaut par nom dans l'ordre croissant et par année dans l'ordre décroissant.

Les documents comportent dorénavant des fonctions améliorées d'enregistrement et d'actualisation qui permettent la collaboration en temps réel avec d'autres membres du personnel dans le cabinet lorsque vous ajoutez des annotations, des commentaires et effectuez diverses modifications aux documents dans Onvio.

Vous pouvez désormais ajouter, modifier et supprimer des éléments de l'aperçu du document, ce qui vous permet de passer rapidement aux sections importantes du document. 

Nous avons résolu un problème qui survenait lorsqu'on essayait de visualiser ou de télécharger un document Excel protégé par mot de passe. 

Nous avons résolu un problème qui provoquait le retour de la fonction de triage des documents à son état initial après le fermeture de la visionneuse de documents. 

Vous pouvez dorénavant filtrer l'historique des événements d'un seul document pour trouver rapidement les informations souhaitées.

Vous devrez télécharger et installer Dynamsoft avant de numériser.

Les options de menu Ouvrir et Gérer sont désormais disponibles lors de la prévisualisation des documents. 

Nous avons résolu un problème qui supprimait Adobe et d'autres annotations des documents.

Nous avons résolu un problème qui empêchait l'enregistrement des paramètres de numérisation et nécessitait une sélection pour chaque numérisation. Vous devrez peut-être effacer votre stockage local dans le navigateur.

Sous l'onglet Communications, nous avons ajouté un filtre pour la colonne Date d'envoi. 

Sous l'onglet Communications, vous pouvez désormais voir si une communication a été envoyée la dernière fois avec un mot de passe sur l'écran Modifier.

Nous avons apporté diverses améliorations en ce qui concerne la performance d'Onvio Documents.

Nous avons résolu divers problèmes liés à l'impression à partir d'Onvio Documents.

Les paramètres de numérisation sont sauvegardés dans votre navigateur local afin de vous faire gagner du temps la prochaine fois que vous aurez à numériser des documents.

Dorénavant, les noms des dossiers apparaîtront correctement dans les notifications.

Une requête de document mettra à jour le champ Modifié par pour afficher le membre du personnel qui apporte les modifications si la requête de document a été envoyée par un membre du personnel qui a depuis été supprimé. 

Nous avons amélioré la performance de l'impression lorsqu'on imprime depuis Onvio. 

Nous avons amélioré la performance lorsque les fichiers sont copiés dans un dossier partagé dans le Centre-Client.

Vous pouvez dorénavant configurer l'année du dossier lorsque vous ajoutez des dossiers pendant que vous modifiez des clients multiples. 

Une colonne Date de création a été ajoutée aux listes de documents. 

Une colonne Date d'envoi a été ajoutée à l'onglet Communications.

Vous pouvez désormais glisser et déposer des fichiers .MSG de votre application Outlook locale dans Onvio Documents.

Nous avons résolu un problème qui entraînait l'envoi des relevés à l'onglet Documents du cabinet au lieu de l'onglet Documents de clients lorsque l'option d'ouverture automatique dans Documents était sélectionnée.

Nous avons résolu un problème faisant apparaître l'aperçu avant impression comme superposé.

S'il y a un problème avec un fichier, Onvio fournit désormais cette rétroaction lorsque l'aperçu n'est pas disponible. Vous pouvez télécharger le fichier pour le consulter dans les applications locales.

Vous pouvez visualiser l'historique des événements relatifs à un document pour voir toutes les actions ou modifications qui ont été apportées au document. Consultez Historique des documents pour de plus amples renseignements.

Nous avons résolu un problème où la date de modification sur les documents était mise à jour à la même date et à la même heure lorsque les permissions changeaient. Cela inclut l'affectation des clients ou des membres du personnel à des groupes de permissions nouveaux ou existants et le partage de dossiers. Le correctif empêchera que ce problème se reproduise à l'avenir.

Nous procédons au lancement d'une nouvelle version de Lien Onvio qui comprend les améliorations suivantes :

• Nous avons amélioré la rétroaction qui apparait lorsqu'on tente d'imprimer un document qui est ouvert.  
• Nous avons résolu un problème qui empêchait l'impression simultanée de plusieurs documents.

Vous avez désormais le choix de télécharger des documents en format autre que PDF en tant que documents PDF.

• La zone Documents affichera par défaut la Vue du dossier.
• Les boutons de vue de Documents sont dorénavant plus visibles afin de pouvoir alterner facilement entre Vue du dossier et Vue de la liste. 

Vous avez désormais le choix d'inclure des annotations ou un filigrane lorsque vous téléchargez un document. 

La nouvelle page par défaut qui apparaît lors de l'ouverture d'Onvio Documents est Documents de clients (si vous disposez des permissions pour accéder à cet onglet).

Nous avond remplacé les onglets Tous les documents et Activité récente par l'onglet Activité de documents.

L'onglet Activité de documents affichera l'activité récente relativement aux documents. Nous avons ajouté une colonne qui affichera les événements récents comme  le moment où on a accédé au fichier, le moment où il a été créé, mis à jour, déplacé, copié, supprimé et/ou restauré.

Le champ de recherche sous l'onglet Activité de documents effectuera la recherche à travers tous les fichiers contenus dans Onvio Documents,  non pas seulement les documents figurant sous cet onglet.

Vous pouvez désormais ajouter des annotations en texte libre et en marques de pointage à des fichiers images dans l'écran de prévisualisation.

Vous pouvez dorénavant faire pivoter, supprimer et télécharger des pages individuelles dans un document. Vous pouvez également modifier l'ordre des pages dans un document.

Vous pouvez désormais insérer un document à l'intérieur d'un document déjà stocké dans Onvio par le biais de l'écran de prévisualisation.

Tous les dossiers de documents supprimés seront désormais dirigés vers la corbeille.

Vous verrez dorénavant une barre de titre lorsque vous prévisualiserez un document. La barre de titre affichera le titre du document et les boutons pour l'impression et pour fermer le document.

Vous pouvez maintenant utiliser l'annotation de texte en surbrillance sur les documents. 

Dans la boîte de dialogue Imprimer, vous pouvez désormais ajouter un filigrane personnalisé aux documents avant l'impression.

Nous avons ajouté la capacité de changer la couleur et le style des annotations en texte libre.

Vous pouvez désormais annoter des documents dans les onglets Documents du cabinet et Mes documents.

• Un aperçu du document est désormais affiché dans la visionneuse de documents vous permettant de naviguer rapidement à travers le contenu d'un document.
• Vous pouvez naviguer dans un document en utilisant les commandes de page suivante ou précédente lorsque vous visualisez un document.

• Vous pouvez désormais ajouter du texte libre, cocher des annotations et commenter des documents PDF.
• Passez rapidement d'un document à l'autre.
• Effectuez un suivi des membres du personnel qui ont ajouté des annotations et commentez celles qui figurent dans les commentaires sur le document PDF.

Note : les annotations ne sont visibles qu'aux membres du personnel et ne sont pas partagées avec les clients.

Une nouvelle Préférence de l'utilisateur a été ajoutée pour permettre le tri de la structure de dossiers dans Documents de clients selon le type d'application, l'année ou les deux.

Lorsqu'un fichier est partagé, le lien de notification par courriel est dirigé directement vers le document ou le dossier qui a été partagé après la connexion.

• Vous avez le choix d'ajouter ou de modifier l'année d'un dossier à partir de la boîte de dialogue Nouveau dossier ou dans Gérer > Propriétés. 
• La fonction de renommage du Dossier a été déplacée vers l'écran Propriétés. 

La présentation de l'écran Ajouter une requête de document a été améliorée en fonction des commentaires et suggestions et des tests d'utilisabilité.

Nous avons résolu un problème affectant les utilisateurs qui avaient créé plus de 25 modèles de requête. Ce problème empêchait l'affichage ou la sélection de modèles au-delà des 25 premiers dans la liste déroulante Modèles de requête de l'écran Requête de Document.

Lors de la modification d'une requête de document, vous pouvez désormais modifier manuellement l'état d'une requête de document par le biais des champs État de l'écran Requête. Lorsque vous modifiez l'état de la requête en haut de l'écran Requête, la même modification s'applique à tous les champs État de la requête, le cas échéant. Vous pouvez également utiliser les champs État en bas de l'écran Requête pour modifier l'état d'une seule requête à la fois.

Pour plus de détails, consultez la page État de la requête de document.

Avec cette version de Gestion de cabinet - Documents, nous avons intégré des améliorations générales en arrière-plan pour Lien Onvio. Ces changements n'affectent pas l'interface de l'application ni l'expérience utilisateur en général. 

Vous pouvez désormais montrer/cacher des fichiers dans la structure des dossiers des documents dans les onglets Documents de clients, Documents du cabinet et Mes documents dans la zone Documents.

• Cocher la case Inclure les Fichiers pour afficher les fichiers dans chaque dossier en fonction de chaque client individuel à l'intérieur du panneau des dossiers extensible sur le côté gauche de l'onglet. Lorsque la case à cocher est désactivée, tous les fichiers sont cachés dans le panneau des dossiers.

  Notes

  • Si vous travaillez dans le dossier d'un client avec un grand nombre de fichiers, la désactivation de la case à cocher Inclure les Fichiers peut améliorer les performances lors de la navigation dans la structure de dossiers du client sélectionné.
  • Votre choix d'inclure ou de cacher des fichiers dans le panneau des dossiers est unique à votre identifiant de connexion et au client sélectionné. L'application conserve vos sélections, de sorte que la vue dans le panneau des dossiers sera la même lors de votre prochaine connexion à ce client.
  • Afin de pouvoir accommoder la case à cocher Inclure les Fichers, nous avons réduit la taille des boutons Développer Tout et Réduire Tout .

Les améliorations suivantes ont été apportées à l'écran Modèles de dossier.

• Vous pouvez désormais sélectionner Gérer > Propriétés pour configurer un modèle de dossier par défaut qui peut être ajouté automatiquement à des nouveaux clients selon les types d'entités. 
• Vous pouvez maintenant renommer le modèle de dossier et le nom du dossier de destination à partir du panneau Propriétés.

Notes

• Vous pouvez maintenant révoquer l'accès au fichier précédemment accordé par l'entremise des liens vers des fichiers envoyés par courriel. Pour ce faire, sélectionnez le document dans l'écran Communications, puis cliquez sur Supprimer.
• Les options disponibles dans l'écran Communications peuvent varier en fonction des licences que vous avez installées.

Vous pouvez désormais choisir la commande Gérer > Télécharger (auparavant appelée commande Télécharger au format ZIP) pour télécharger plusieurs fichiers et dossiers de la zone Documents dans un fichier ZIP. Lorsque vous sélectionnez un seul document, l’application le télécharge sans le compresser au format ZIP.

Vous pouvez dorénavant sélectionner la ou les colonnes que vous désirez montrer ou cacher dans différentes grilles de la zone Documents en cliquant sur le bouton Montrer/Cacher les colonnes .

Une fois la permission appropriée activée, vous pourrez désormais demander des approbations de documents à n'importe qui par l'entremise de l'onglet Approbations de la zone Documents. Le courrier électronique d'approbation comprend des liens vers le document à prévisualiser ou à télécharger par le destinataire.

Note : les documents envoyés pour approbation sont automatiquement verrouillés par l'application. Ceci est indiqué par l'icône d'un cadenas qui apparaît à côté du document et à côté des dossiers contenant des documents verrouillés. Choisissez Gérer > Déverrouiller pour obtenir l'accès à un document sélectionné verrouillé.

Une fois la permission appropriée activée, vous pourrez désormais créer des modèles de requête que vous pourrez utiliser et réutiliser au besoin lorsque vous les appliquerez dans le champ Descriptions de requête de documents dans l'écran Ajouter une requête.

Vous pouvez désormais utiliser le bouton dans l'onglet Documents de clients pour remonter d'un niveau lorsque vous naviguez dans le dossier de documents.

Vous pouvez maintenant afficher des imagettes de documents lorsque vous effectuez les opérations suivantes.

• Envoyer des liens vers des documents (Gérer > Envoyer).
• Afficher une requête renvoyée par le biais de l'onglet Requêtes.

Afficher un exemple d'imagette.

Vous pouvez maintenant parcourir les documents et les dossiers dans l'onglet Documents de clients par l'entremise d'un panneau de dossiers offrant une visualisation arborescente extensible.

Vous pouvez dorénavant cliquer sur l'icône Imprimante  dans l'écran Aperçu pour imprimer le document que vous êtes en train de visualiser.

Nous avons ajouté la capacité de définir un mot de passe, si désiré, lorsque vous demandez des documents ou envoyez des liens vers des documents.

Le logo du cabinet s'affichera désormais en haut du document lorsque le destinataire ouvre le lien vers le document. La marque de l'entreprise peut être personnalisée à partir de l'écran Configuration > Configuration du site Onvio.

Vous pouvez désormais faire pivoter un document et visualiser des favoris en format PDF lorsque vous prévisualisez des documents.

Vous pouvez maintenant utiliser les boutons Décaler vers la gauche/droite pour déplacer les objets numérisés vers la droite ou vers la gauche dans la sous-fenêtre de prévisualisation du panneau Numériser et téléverser.

Nous avons mis à jour les étiquettes pour les champs et avons réordonné les éléments dans les panneaux Ajouter une requête et Envoyer le document afin d’améliorer la lisibilité.

Vous pouvez dorénavant cliquer l’icône Client  ou l’icône  Documents en haut de l’écran dans la zone Documents pour ouvrir le tableau de bord du client ou l’écran des documents pour le client spécifié.

Nous avons ajouté une tâche de configuration à l’onglet Recommandé de l’assistant à la configuration Onvio qui vous permet de configurer les modèles de dossier pour la zone Documents.

Nous avons créé une colonne Partagé distincte afin de faciliter la visualisation des éléments partagés sous l’onglet Documents de clients.

Vous pouvez maintenant utiliser le champ Client dans les panneaux suivants pour repérer facilement les éléments d'un client spécifique dans la zone Documents. Saisissez les premières lettres du nom ou de l'identifiant du client dans le champ Client, puis cliquez sur l'identifiant du client à sélectionner.

• Copier vers (Gérer > Copier)
• Déplacer vers (Gérer > Déplacer)
• Envoyer vers (dans l’écran Ajouter une requête)
• Restaurer (Corbeille)

Vous pouvez désormais effectuer les actions suivantes lorsque vous numérisez des documents dans Onvio.

• Choisissez un des modes suivants pour votre numériseur.
  • Sélectionner Mode et résolution personnalisés
  • Utiliser les paramètres de numérisation par défaut
  • Utiliser les paramètres de numérisation personnalisés
• Visualisez le chemin de la destination pour l’endroit des éléments numérisés.
• Vous pouvez dorénavant retourner l’élément numérisé horizontalement ou verticalement dans la sous-fenêtre Aperçu.

Vous pouvez maintenant ajouter une ligne d’objet et un texte personnalisé à un message courriel lorsque vous choisissez d’envoyer un lien vers un fichier par le biais de Gérer > Envoyer.

Cliquez sur le bouton Partager à côté d’un dossier ou d’un fichier dans la zone Documents de clients pour ouvrir un panneau qui affichera les noms ainsi que les rôles des personnes-ressources avec lesquelles l’élément est partagé.

Vous pouvez maintenant choisir Gérer > Télécharger en format ZIP dans la zone Documents de clients pour télécharger un fichier compressé en format ZIP à partir de dossiers et de fichiers sélectionnés dans votre lecteur local.

Vous pouvez désormais effectuer les actions suivantes lorsque vous numérisez des documents dans Onvio.

• Numériser plusieurs documents de sources multiples dans un seul document PDF.
• Sélectionner les options Alimentation automatique ou Duplex lorsque vous utilisez des Numériseurs qui offrent ces fonctionnalités.
• Utiliser le bouton Téléverser pour enregistrer le document PDF numérisé dans le dossier sélectionné de la zone Documents

Dans un environnement Microsoft Windows, vous pouvez effectuer les opérations suivantes.

• Ouvrez la boîte de dialogue des paramétres par défaut du numériseur pour afficher et/ou modifier les paramétres avant la numérisation.
• Utilisez la nouvelle sous-fenître Aperçu du panneau Numériser en format PDF pour effectuer les opérations suivantes.
  • Afficher les documents avant de les enregistrer dans Onvio.
  • Sélectionner différentes préférences d'affichage

Vous pouvez désormais trouver un client spécifique dans la boîte de dialogue Imprimer en saisissant les premières lettres du nom ou de l'identifiant du client dans le champ Client, puis en cliquant sur l'identifiant du client auquel vous désirez avoir accès.

Vous pouvez dorénavant utiliser le bouton Montrer/Cacher les filtres  dans les onglets Documents de clients, Documents du cabinet et Mes documents pour pouvoir filtrer et repérer des éléments spécifiques dans la zone Documents et effacer tous les filtres existants. (Notez que ce bouton n'apparaît pas au niveau du stockage.)

Nous avons apporté des modifications supplémentaires afin d'améliorer la rapidité et l'efficacité dans Onvio Documents.

Vous pouvez dorénavant repérer un client spécifique sous l'onglet Documents de clients en saisissant les premières lettres du nom ou de l'identifiant du client dans le champ Client, puis en cliquant sur l'identifiant du client auquel vous souhaitez accéder.

Si vous disposez des permissions appropriées, vous pouvez cliquer sur l'icône Renseignements sur le client pour visualiser les renseignements sur le client dans le Tableau de bord du client, ou cliquer sur le lien Ajouter un nouveau client dans le champ Client agrandi pour ajouter un nouveau client.

Nous avons apporté des améliorations relativement à la performance aux fonctionnalités de navigation et de recherche dans la zone Documents.

Onvio affiche désormais l'icône  lorsqu’un dossier contient des sous-dossiers ou des fichiers. L’icône Partager apparaît maintenant à côté du nom du dossier.

• Filtrage des requêtes — Nous avons ajouté un champ de recherche et des fonctionnalités de filtrage sous l’onglet Documents > Requêtes. Vous pouvez dorénavant catégoriser rapidement la liste des Requêtes en cliquant sur les boutons suivants sur la barre d’outils :
  • Tous
  • Ajouté par moi
  • Ouvert
  • En souffrance
  • Fermé
• Lien Onvio — Nous avons mis à jour Lien Onvio pour prendre en charge les améliorations relatives au partage de données pour les applications intégrées de Thomson Reuters.

  Note: Lien Onvio vous demandera de télécharger et d’appliquer cette mise à jour dès qu’elle sera disponible.

• Navigation des documents — Nous avons apporté les changements suivants afin de vous aider à naviguer dans votre dossier dans Onvio Documents :
  • Onvio enregistre désormais l’ordre de tri le plus récent pour les éléments de chaque écran pour toute la durée de votre session de navigation en cours.
  • Les chemins d'accès aux dossiers affichés dans Onvio incluront dorénavant l'année de traitement pour tous les projets auxquels une année a été attribuée.

• Partager des dossiers — Nous avons apporté des mises à jour additionnelles à l’écran Partager des dossiers dans Onvio Documents. Dorénavant, si vous sélectionnez une personne-ressource qui ne répond pas aux critères de partage des dossiers, le panneau Activer le partage s’ouvrira pour vous permettre de définir rapidement la relation à la personne-ressource et, au besoin, d’activer l’accès au Centre-Client pour la personne-ressource sélectionnée.
• Afficher les préférences — Onvio enregistre désormais tous les changements que vous apportez au nombre d’éléments affichés sur les écrans dans Onvio Documents.

• Nous avons mis à jour l’écran apparaissant lorsque vous partagez des dossiers dans Onvio Documents pour vous faciliter la tâche lors de la sélection des personnes-ressources. Lorsque vous cliquez sur le champ Partagé avec, une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous pouvez choisir à partir d’une liste une personne-ressource dont le Centre-Client est activé. De plus, le chemin d’accès du dossier sélectionné apparaît maintenant près du haut de l’écran Partager le dossier.
• Vous pouvez maintenant trier l’information dans l’écran Requêtes en cliquant sur n’importe quel titre de colonne.

• Vous pouvez désormais activer la nouvelle fonctionnalité Moniteur de temps à partir de Lien Onvio.

  Note: Lien Onvio vous invitera à télécharger et à appliquer cette mise à jour lorsqu'elle sera disponible.

• Lorsque vous demandez des fichiers à partir d’Onvio Documents, en plus de pouvoir saisir manuellement n'importe quelle adresse courriel, vous pouvez désormais choisir l'adresse de n'importe quel contact Onvio à partir d'une liste dans le champ Envoyer à.